Gestión de equipos y proyectos, Tips
10 consejos para aprender a gestionar nuestro tiempo

Parece que nunca tenemos tiempo para todo, pero si el día tiene 24 horas para todo el mundo, ¿por qué algunos consiguen hacer muchas más cosas que otros? La respuesta está en la gestión del tiempo.
Los que consiguen más son quienes gestionan su tiempo correctamente. Por eso, usando técnicas de gestión del tiempo podemos mejorar nuestras capacidades y ser más productivos, evitando errores.

Una buena gestión del tiempo requiere concentrarnos menos en las actividades en sí y más en los resultados. A continuación, os mostramos 10 consejos que os harán aprender a gestionar mejor vuestro tiempo en la empresa:

1. Saber que la gestión del tiempo es un mito

Da igual lo organizado o desorganizado que seas, un día tiene 24 horas para todos y eso es imposible cambiarlo. En realidad, lo único que podemos gestionar es a nosotros mismos y lo que hacemos en el tiempo que tenemos.

2. Averiguar en qué estamos malgastando el tiempo

Habitualmente tendemos a dedicarnos a actividades que en realidad son «pérdidas de tiempo» y nos roban minutos que podríamos invertir en otros asuntos de manera más productiva. Es fundamental identificar en nuestra rutina esas tareas «roba tiempo» que normalmente ocurren desde navegar en internet, leer mails, etc.
Sin estas distracciones, será más fácil hacer una mejor gestión del tiempo.

3. Fijarse objetivos de gestión de tiempo

Como sabemos, gestionar el tiempo en realidad consiste en cambiar nuestro comportamiento, no el tiempo. Podemos empezar a eliminar esas tareas en las que malgastamos tiempo. Por ejemplo, durante una semana podemos fijarnos como objetivos no atender llamadas personales o no consultar nuestras redes sociales durante las horas de trabajo. De esta manera, podremos comprobar si notamos alguna mejoría en nuestra productividad y si nuestro nivel de estrés se ha reducido.

4. Utilizar herramientas de gestión de tiempo

El primer paso para gestionar nuestro tiempo consiste en utilizar programas de software como el CRM gratuito en español de CRMlab, para poder consultar el calendario y ver las reuniones o llamadas pendientes, programar citas con recordatorios o utilizar el apartado de «Tareas» para poder crear todas las tareas que tenemos que hacer en nuestra empresa.

Su panel es tan visual y práctico que nos permitirá organizar las tareas según  el estado en el que se encuentran, marcar la fecha de vencimiento que tienen y sobretodo, añadir el tiempo que empleamos en cada una de ellas. Esto nos será de gran ayuda para comprobar finalmente si cumplimos con las horas establecidas, si perdemos más tiempo en una de ellas o si no llegamos al plazo de tiempo.

Al crear en el CRM online las tareas que debes hacer, no trabajarás por impulsos y en tu cabeza habrá un orden a seguir. Haciéndolo así, tendrás todo atado y sabrás en qué vas a enfocarte en cada momento.

5. Establecer prioridades en tus tareas

¿Todas tus tareas son igual de importantes? NO. Necesitas un método para establecer prioridades para identificar en cuales debes enfocarte primero.
Por ejemplo, el CRM en español de CRMlab ofrece la posibilidad de indicar en tus tareas el grado de prioridad que tiene: baja, normal, alta, urgente, etc. Además, gracias a sus filtros podrás visualizar en un solo click todas aquellas tareas con el grado de prioridad «x» por el cual hayas filtrado.

6. Agrupar las tareas en proyectos

Una buena manera de mejorar la gestión del tiempo es agrupar esas pequeñas tareas por proyectos.
En lugar de dar saltos entre tareas que nada tienen que ver unas con otras, agrupa acciones similares que pertenezcan a un objetivo grande y aborda una detrás de otra.
Por ejemplo, puedes establecer unas tareas que pertenezcan a un proyecto de un cliente, para así tener todo organizado y no perder tiempo en buscar o consultar aquella tarea que tienes pendiente de hacer, porque tendrás todo vinculado en el mismo sitio. Te resultará más ligero de hacer y podrás medir mejor el tiempo que te ha llevado cada parte.

7. Ser realista con tus plazos

Uno de los principales errores que cometemos es que no nos concedemos suficiente tiempo para completar un proyecto. Además, en ocasiones solemos establecer un plazo de entrega que no es real, solo por pensar que contra menos duración tenga la tarea, más cosas podremos hacer y mejor eficacia tendremos, pero no es cierto.
Cuando planifiques un nuevo objetivo, sé realista con el plazo de finalización y contempla los posibles imprevistos que pueden surgir y robarte tiempo.
Es decir, marca plazos más amplios que los que estableces ahora mismo. De este modo, evitas la sensación de hacerlo en el último momento y te sentirás satisfecho por haber terminado la tarea o el proyecto a tiempo.

8. Automatizar procesos

¿Por qué perder tiempo en acciones que puede hacer de forma automática una herramienta?
Por ejemplo, en lugar de preparar una a una tus facturas, puedes automatizar el proceso con softwares como CRMlab, dónde te permite vincular los productos y el cliente correspondiente a la factura para que se autorellenen los datos con la información existente.
Lo mismo viene ocurriendo con los contratos, el CRM online de CRMlab te permite mediante sus plantillas, automatizar los contratos de tu empresa para que con tan solo un click, se rellene la información necesaria.
Si lo que buscas es automatizar todos los posibles procesos de tu empresa, CRMlab es tu herramienta.

9. Medir en que gastas el tiempo

Tal y como hemos mencionado antes, con el CRM gratuito en español de CRMlab puedes añadir el tiempo exacto que empleas en una tarea, para poder cuadrar y saber cuánto y a qué has dedicado el tiempo de trabajo.
Gracias a esta función, te sorprenderás al comprobar cuánto tiempo se te ha escapado en cada acción.
Este ejercicio suele ser “doloroso”, porque te vas a dar cuenta de que realmente no pasas trabajando tantas horas como tú crees. Sin embargo, te dará información real con la que podrás tomar mejores decisiones.

10.Aprender a delegar

Delegar es algo que cuesta mucho y es difícil aprender a hacerlo, pero nadie es capaz de hacer todo por su cuenta, por lo que es fundamental aprender a compartir esas cargas de trabajo.

En cualquier caso, querer abarcar demasiado no es bueno, ya que nos puede llevar a tener muy mala desorganización, falta de tiempo y mucho estrés. Por tanto, es fundamental que cada miembro de la empresa se encargue de sus tareas para que no ocurra esto.

En el CRM de CRMLab, tenéis la posibilidad de asignar diferentes tareas a cada miembro, establecerle una fecha de entrega y mantener una comunicación fluida, mediante la ficha de la tarea para solucionar todas aquellas dudas o sugerencias.

¿Cuál de estos consejos vas a poner en práctica primero?

Contacta con nosotros para informarte, nuestros profesionales estarán encantados de atenderte y aconsejarte las funcionalidades con las que podrás gestionar mejor el tiempo con el CRM.

Gestión de equipos y proyectos
Evita a toda costa 9 errores en la gestión del tiempo

Muchos sentimos a menudo que estamos sobrecargados de trabajo y tenemos que emplear más horas de la cuenta para poder terminar nuestras tareas y llegar a nuestros objetivos. También podemos estar resolviendo una crisis tras otra, lo que resulta muy estresante y desmoralizador. La mayoría de las personas, somos conscientes de que podríamos realizar una gestión del tiempo de manera más eficaz, pero resulta difícil identificar los errores que están cometiendo.

A continuación, mencionamos 9 errores más habituales que solemos hacer y que nos impiden llegar a nuestros plazos y cómo evitarlos.

1. No tener una lista de tareas pendientes

A menudo nos da la sensación de que nos dejamos algo por hacer muy importante y no sabemos qué es lo que nos causa frustración. Esto ocurre porque seguramente no utilicemos una lista con las tareas pendientes y hagamos una mala gestión del tiempo. Una táctica efectiva para que las listas sean lo más precisas posible es la de establecer una hora de comienzo y de entrega de esa tarea, en vez de limitarnos a escribir una detrás de otra.

Se puede hacer con un software CRM que automáticamente ordene las tareas por orden de comienzo, y nos ayuda a la hora de priorizar.

2. No tener unas metas definidas

Si no sabemos lo que nos gustaría haber conseguido en los próximos 4 meses en nuestra empresa, es el momento de fijarse objetivos. La fijación de objetivos es esencial a la hora de gestionar bien el tiempo porque los objetivos nos ayudan a centrar nuestra atención en la meta, y la recompensa que nos estamos trabajando.

Una vez que sabemos a dónde queremos llegar, podremos gestionar nuestro tiempo, nuestras prioridades y detectar que recursos tenemos para conseguirlo. Esto nos ayuda a decidir en qué tareas merece más la pena invertir tiempo, o si otras son distracciones que no nos llevan a ningún lado.

3. No priorizar

A veces es difícil saber priorizar, especialmente si nos encontramos con un montón de tareas urgentes. Sin embargo, para gestionar bien nuestro tiempo es esencial aprender a priorizar las tareas de manera efectiva. Para priorizar mejores nuestras tareas debemos tener en cuenta varios aspectos como la importancia, la urgencia, el esfuerzo o tiempo que nos va a llevar y ordenarlas según estos criterios.

4.Controlar las distracciones

Habitualmente perdemos mucho tiempo en distracciones como mails, llamadas, gestiones inesperadas, etc. Estas son algunas de las circunstancias que distraen, hacen perder la concentración y con las que se pierde una gran cantidad de tiempo.

Cuando trabajamos al 100% en lo que estamos haciendo parece que nos cuesta menos esfuerzo terminar las tareas y nos produce una gran satisfacción. Por eso, es importante que detectemos cuáles son nuestras distracciones y minimizarlas al máximo para poder conseguir una mejor productividad.

5. Atrasar las tareas

Es muy tentador aplazar las obligaciones que menos nos gustan hasta el último momento, pero en realidad, cuando hacemos eso nos sentimos culpables y nos agobiamos al pensar en ello. Muchas veces es que el problema es que se teme a empezar la tarea y vamos posponiéndola sin realmente hacer nada y perdiendo el tiempo.

La mejor solución es «quitárnoslas de encima» lo antes posible. Es decir, programarlas los primeros días de la semana para estar tranquilos y sin estrés durante el resto de semana. O también tenemos la opción de dividir la tarea en otras más pequeñas o fijarnos un «punto» al cual tenemos que llegar ese día, para ir avanzando poco a poco sin tener la sensación de agobio.

6. Asignarse demasiadas tareas

Muchas veces no nos damos cuenta que no podemos querer ocuparnos de todo, porque en cuanto nos damos cuenta las tareas crecen, crecen y crecen. A veces, también podemos actuar así porque no confiamos en que los demás lo hagan correctamente.

En cualquier caso, querer abarcar demasiado no es bueno, ya que nos puede llevar a tener muy mala desorganización, falta de tiempo y mucho mucho estrés. Por tanto, es fundamental que cada miembro de la empresa se encargue de sus tareas para poder llegar a las entregas esperadas.

Con el CRM gratuito, online y en español de CRMLab, tenéis la posibilidad de asignar diferentes tareas a cada miembro, establecerle una fecha de entrega y mantener una comunicación fluida, mediante la ficha de la tarea para solucionar todas aquellas dudas o sugerencias.

7. Creer en la «Multitarea»

Contra más cosas intentamos hacer a la vez, nos creemos más productivos y que avanzamos más trabajo con la esperanza de terminar antes, pero es todo lo contrario. Por ejemplo, no podemos hablar por teléfono con un cliente mientras intentamos contestar un mail o terminar un informe.

Actuar así nos provoca que nuestra productividad reduzca, y en muchos casos se alarga el tiempo de ejecución de las tareas porque no se le está dedicando a cada tarea el 100% de los recursos y atención.

Además, esto nos provoca falta de concentración y podemos cometer errores que nos hagan perder mucho tiempo. Por lo tanto, lo mejor es olvidarse de la multitarea y centrarse en las tareas de una en una.

8. No tomarnos un respiro

A menudo necesitamos recargar energía para conseguir un buen trabajo. No por estar trabajando más horas seguidas significa que vayamos a finalizar antes nuestras actividades. De hecho, se cree que trabajar 8 horas seguidas sin parar nos hace tener un mejor rendimiento, pero lo cierto es que es imposible mantener la concentración durante todo ese tiempo.

Es recomendable programar los descansos con antelación y es ideal realizarlo durante 5 o 10 minutos cada 2 horas. De esta forma, trabajaremos de manera más creativa y nuestro rendimiento dará mejores resultados. Los descansos son una buena inversión para volver al trabajo más concentrados, no son una «pérdida de tiempo».

9. Planificar tareas de manera ineficiente:

Todos tenemos ritmos distintos a la hora de trabajar. Por eso, es importante conocerse para saber cuáles son los momentos de mayor rendimiento y aceptar el propio ritmo para organizar las tareas.

Lo ideal sería programar las tareas más importantes y que más esfuerzo nos requieran a la hora en la que solemos ser más productivos y trabajar con más eficacia.

En conclusión, una de las formas más efectivas de mejorar la gestión del tiempo y nuestra productividad consiste en identificar y rectificar los errores que tenemos a la hora de gestionar nuestro tiempo. Para conseguirlo, tenemos que invertir algo de ese tiempo para aprender a solucionar esos fallos para triunfar en nuestras tareas, sintiéndonos más satisfechos y menos estresados.

 

 

Si en vuestra empresa tenéis un gran problema en la gestión del tiempo y necesitáis anotar y controlar todas vuestras tareas, además de la del resto de miembros, podéis utilizar el CRM de CRMLab y trabajar desde el módulo de GESTIÓN DEL TIEMPO Y TAREAS>> .

Allí podréis crear, gestionar y asignar tareas a los miembros de tu equipo, acceder al panel de la sección para ver en el estado que se encuentran y consultar el tiempo empleado en realiza cada una. No te olvides de agrupar todas las tareas al proyecto al que pertenece y tener toda la información reunida.

Contacta con nosotros para infórmate, nuestros profesionales estarán encantados de atenderte e implantar CRMLab en tu empresa.

 

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El teletrabajo con CRM, la salvación de tu empresa en tiempos de Coronavirus

El coronavirus, cada vez se está instaurando en nuestra sociedad de forma más alarmante y las actividades laborales se están viendo afectadas. Hay personas que creen que todo es demasiado exagerado, hay otras personas que creen que deberíamos tomar responsabilidades… Hoy, las autoridades han hablado y han dado la alarma de que tomemos las precauciones pertinentes con tal de evitar esta propagación. Así que adaptándonos a las nuevas medidas y para que las empresas puedan estar operativas, el trabajo en remoto junto con un CRM puede ser una alternativa para que las empresas no se vean afectadas.

Es probable que muchos de los directivos no confíen en el trabajo en remoto, por lo que podría ser una buena oportunidad de demostrarles que con un software de gestión de proyectos online para teletrabajar, como un CRM online podemos gestionar y organizar el trabajo de cada uno. Con el objetivo de poder dar la suficiente confianza para trabajar desde cualquier lugar, teniendo simplemente una conexión a internet.

Claves para hacer que tu empresa esté organizada

  1. Asignar diariamente una reunión de 15 minutos con tu equipo (con CRMLab puedes asignar esas reuniones al calendario y que se notifiquen vía correo/notificación). De esta manera podrás organizar al equipo todas las tareas que deberán hacer durante el día.
  2. Asignar objetivos. No importa los descansos que tenga, el objetivo es que finalice las tareas  con las fechas de fin para que el empleado pueda gestionarse el día libremente.
  3. Comunicar cada tarea realizada sin perder tiempo. Comenta todas tus tareas y etiqueta al encargado de tu equipo para que le lleguen las notificaciones y siga el hilo de la tarea en todo momento.
  4. Asignar tiempo entradas y salida. Controla el horario de entrada y de salida  de cada empleado con un CRM.
  5. Conecta tu web al CRM para controlar la entrada de tus posibles clientes. De esta manera disminuyes el tiempo de creación de leads y puedes dedicarle a analizar resultados.
    Con este enlace te damos la facilidad de que sigas este tutorial y puedas conectar tu CRM a tu formulario de contacto.
  6. Vincula tu correo corporativo al CRM para sincronizar la información y automatizar mensajes.
  7. Tener un CRM que te reporte todos los resultados al momento: EMPIEZA YA A TRABAJAR >>