Categoría: Gestión de equipos y proyectos

¿Acabas de concluir un proyecto en tu empresa? La evaluación post mortem del mismo es esencial. Una revisión post mortem constituye un momento de comunicación esencial para identificar las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora en un proyecto empresarial ya concluido.

Concretamente, el enfoque post mortem brinda la oportunidad de analizar los logros y desafíos surgidos durante la ejecución de un proyecto organizacional. En especial, se lleva a cabo esta reunión con el propósito de evaluar los resultados obtenidos y perfeccionar las etapas futuras de desarrollo de proyectos. En este artículo, te descubrimos más sobre la técnica que empleamos en CRMLAB.

 

Ventajas de una reunión post mortem

El análisis post mortem de proyectos conlleva una serie de ventajas tanto para la empresa como para el equipo de trabajo. En primer lugar, la evaluación post mortem de un proyecto facilita la organización del tiempo y mejora la productividad. Según un artículo de Harvard Deusto, mediante una planificación adecuada de los procesos, es posible optimizar el tiempo, dedicándolo a tareas más productivas, competitivas y esenciales para una empresa en particular. Conociendo los aciertos y fallos de un proyecto a través de una reunión post mortem, se puede aumentar el rendimiento de los equipos y la productividad empresarial en su conjunto.

Por otro lado, una sesión post mortem de proyectos proporciona información sobre los niveles de satisfacción laboral de quienes participaron en los equipos de proyecto, todo a través de la comunicación. En este sentido, es crucial identificar errores relacionados con el entorno laboral y el estilo de liderazgo. El objetivo de esta tarea es aumentar la felicidad y promover un mayor rendimiento laboral en cada reunión post mortem.

 

Cómo desarrollar estos encuentros

Para organizar reuniones de este tipo, es crucial no solo comunicar la fecha y hora, así como confirmar la asistencia de los participantes, sino también detallar las metas a alcanzar al término de la reunión post mortem. En ese sentido, es común especificar una serie de preguntas antes de su inicio para que los participantes acudan preparados con la información necesaria. Puedes enviar un correo electrónico enumerando los contenidos a tratar. Entre los contenidos destaca valorar los aspectos positivos y negativos del proyecto y aspectos a mejorar.

Después de finalizar la reunión post mortem, se sugiere proporcionar un resumen escrito que detalle los temas abordados durante el encuentro. De esta manera, se establecerá un registro de los asuntos tratados que podrán tomarse en consideración para futuros proyectos.

 
 

En resumen, la reunión post mortem potencia los resultados al concluir un proyecto, fortaleciendo la cohesión del equipo y permitiendo implementar mejoras para el futuro. ¿Te animas a implementarla en tu empresa?

En cualquier entorno laboral, la presencia de numerosas responsabilidades y plazos puede dar lugar a la acumulación de tareas, generando estrés y fatiga entre los miembros del equipo.
La utilización de la matriz de Eisenhower se presenta como la solución ideal para potenciar la eficiencia de tu equipo. Al elaborar una lista de tareas, ordenarlas por prioridad y asignarlas a cada miembro del equipo, se propicia que alcancen los objetivos planteados de manera más rápida y efectiva, mitigando así los efectos negativos del estrés laboral y la fatiga. En este artículo te contamos mucho más sobre la matriz Eisenhower y por qué es una herramienta tan importante para mejorar la productividad del equipo.

 

Qué es y cómo funciona la matriz Eisenhower

La matriz de prioridades de Eisenhower resulta sumamente beneficiosa para cualquier individuo que busque aumentar sus niveles de productividad. Destaca especialmente su utilidad en entornos laborales colaborativos.

La matriz de Eisenhower se presenta como una herramienta destinada a la organización de tareas, adaptándose a tus horarios y requerimientos. Se compone de una cuadrícula visual que se divide en 4 espacios, donde puedes clasificar las tareas según su urgencia e importancia. Esto posibilita la ejecución más eficiente y rápida de tus actividades.

 

Elementos clave

Para aplicar eficazmente el método de Eisenhower, como ya hacemos en CRMLAB, es esencial comprender su estructura. La matriz se compone de cuatro cuadrantes: Hacer, Decidir, Delegar y Eliminar. Cada cuadrante contiene tareas que pueden ser urgentes o no tan urgentes, así como importantes o menos importantes.

1- Hacer

Este primer segmento de la matriz de tiempo de Eisenhower es idóneo para asignar tareas que son tanto urgentes como importantes. Estas actividades, lógicamente, no son susceptibles de ser delegadas a otras personas.

2- Programar con la matriz Eisenhower

En el segundo segmento de la matriz, es apropiado asignar tareas que no se consideran urgentes pero sí importantes. Estas actividades, si no se llevan a cabo dentro del plazo establecido, podrían incidir en tus metas a largo plazo. No obstante, estas tareas no alcanzan la misma relevancia que las del primer cuadrante.

3- Delegar

El tercer segmento del modelo de la matriz de Eisenhower engloba las tareas que poseen urgencia pero carecen de importancia. Aunque se aconseja completar estas actividades en un plazo razonable, su ejecución no impactará en tus objetivos a largo plazo.

4- Eliminar

El cuarto cuadrante se dedica a descartar todas aquellas actividades que consumen tiempo y que no resultan indispensables para avanzar en tu labor. La matriz de Eisenhower tiene como objetivo prioritario la clasificación de tareas, por lo tanto, es fundamental deshacerte de aquellas que no aportan beneficios positivos a tu proceso.

 
 

La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo que resulta especialmente valiosa cuando se aplica en un equipo. Su utilidad radica en proporcionar un marco estructurado para priorizar tareas y optimizar la productividad colectiva. En un equipo, la implementación de la matriz de Eisenhower promueve la coordinación efectiva, ya que cada miembro puede visualizar claramente sus responsabilidades y prioridades. Al asignar tareas según su urgencia e importancia, se fomenta una distribución equitativa de la carga de trabajo y se optimiza el rendimiento global del equipo. Así que, cuéntanos, ¿estás preparado para utilizarla?

Imagina ser el maestro de marionetas detrás de cada proyecto exitoso, capaz de tejer hilos invisibles que unen a equipos, recursos y objetivos en perfecta armonía. Esa es la esencia de un gestor de proyectos, un verdadero arquitecto de la eficiencia y el éxito empresarial.

En este artículo, te contaremos en detalle qué hace exactamente un gestor de proyectos y cómo su enfoque estratégico y liderazgo inspirador llevan a cabo incluso los desafíos más complejos.

Tareas de los gestores de proyectos

1- Define objetivos

La definición de los objetivos del proyecto recae en el gestor de proyectos. Este profesional trabaja en estrecha colaboración con el resto del equipo para garantizar que los objetivos sean claros, alcanzables y medibles. Esta función es esencial, ya que proporciona una dirección clara para todo el equipo. Para hacerlo posible suele recurrir al CRM, ya que le ayuda a revisar en un mismo lugar que los objetivos estén alineados con la estrategia de la organización, asegurando así la coherencia y el enfoque unificado en el proyecto.

2- Planifica el proyecto

La planificación del proyecto es una responsabilidad clave del gestor. Es él el que se ocupa de crear un plan detallado que abarque plazos, hitos, recursos necesarios y riesgos. Este plan de proyecto se convierte en la guía fundamental para el equipo, y es el gestor quien asume la responsabilidad de su elaboración. Trabajando en colaboración con el equipo, el gestor desarrolla un plan realista que se compone por todas las tareas que deben llevarse a cabo. Además, se asegura de revisar regularmente el progreso del proyecto para que se cumplan los objetivos establecidos.

3- Asigna tareas

Además de eso, se encarga de asignar de manera efectiva las responsabilidades a los miembros del equipo. Para lograrlo, el gestor debe tener un profundo conocimiento de las habilidades y fortalezas individuales de cada miembro, asegurándose de que las actividades estén claramente definidas y que todos comprendan sus responsabilidades de manera precisa.

4- Gestiona presupuestos

Una de las tareas cruciales a las que se somete el gestor es a la gestión de presupuestos del proyecto. Este realiza un seguimiento constante de los costos y, si es necesario, toma medidas correctivas. Esto implica establecer un presupuesto realista desde el inicio y monitorear continuamente los costos a lo largo del proyecto. En caso de desviaciones, el gestor debe implementar acciones correctivas para mantener el presupuesto bajo control.

5- Coordina y supervisa

La coordinación de los miembros del equipo es otra de sus responsabilidades. Esto implica resolver conflictos, motivar al equipo y fomentar un ambiente de trabajo colaborativo donde todos puedan contribuir y desempeñarse al máximo de sus capacidades.

 

En conclusión, un gestor de proyectos eficiente es el pegamento que une todos los elementos del proyecto, llevándolo desde la concepción hasta el éxito.

¿Has oído hablar alguna vez del método Kanban? Es un método de gestión del trabajo que surgió en el Sistema de Producción Toyota a finales de los años 40. En aquella época Toyota empezó a trabajar con el sistema de producción «justo a tiempo», por lo que la producción se basaba en la demanda. Este sistema sentó las bases del Lean Manufacturing y de la producción ajustada. ¿Qué significa esto? Que es una producción cuyo objetivo es minimizar el desperdicio, es decir, crear más valor para los clientes pero sin generar más gastos. Si utilizas un CRM en ventas, te enseñamos a utilizar este método y ya verás qué efectivo es.

 

Cómo funciona el método Kanban

1. Visualiza lo que haces, es decir, el flujo de trabajo: Una visualización de todas sus tareas y elementos en una tabla ayudará a todos los miembros del equipo a mantenerse al tanto del trabajo.
2. Limita la cantidad de trabajo en curso: Fíjate objetivos asequibles. Mantén el equilibrio del flujo de trabajo limitando los trabajos en curso para evitar un compromiso excesivo en el número de tareas que no podrás completar.
3. Realiza un seguimiento del tiempo: El seguimiento del tiempo converge con la metodología Kanban. Realiza un seguimiento continuo de tu tiempo y evalúa el trabajo con precisión.
4. Utiliza indicadores visuales: Utiliza tarjetas de colores para distinguir los tipos de trabajo, las prioridades, las etiquetas, los plazos y mucho más.
5. Identifica los cuellos de botella y elimina lo desechable: saca el máximo partido a los plazos y ciclos, al flujo acumulado y a los informes de tiempos. Estos criterios te permitirán evaluar tu rendimiento, detectar problemas y ajustar el flujo de trabajo en consecuencia.

Ahorra tiempo con el método Kanban

El tiempo es la parte central de la filosofía Kanban, por lo que la mayoría de los equipos que apuestan por este método optan por el seguimiento temporal. Una de las grandes ventajas de Kanban es la capacidad de detectar cuellos de botella en los procesos de desarrollo al imponer un límite al número de tareas activas que un equipo puede tener abiertas en un momento dado. Si el número de tareas en el proceso es demasiado elevado, el equipo debe identificar el problema y resolverlo.

 

Sin embargo, es importante entender que los cuellos de botella no tienen por qué ser un síntoma de un problema organizativo, ni significan que los desarrolladores sean demasiado lentos. Más bien indican que se ha intentado abarcar más trabajo del que el equipo podía gestionar, por lo que ha llegado el momento de buscar más personal o reducir la carga de trabajo y ampliar el plazo del proyecto.

 

Por ejemplo, puede ser muy efectivo utilizar un CRM como CRMLab para ahorrar tiempo. En el apartado de Gestión de tareas del CRM, puedes crear tareas individuales, o tareas por proyectos formando minitareas. En este sentido, puedes emplear el método Kanban para ver en forma de embudo el estado de las tareas y su proceso. Además, puedes añadir el tiempo dedicado a cada tarea para que el Project manager vea si se cumplen los timings, las fechas de entrega, y cuál es el nivel de rendimiento del usuario. Sin duda, si empleas este método, verás un ahorro sustancial de tiempo y descubrirás cómo los proyectos van sobre ruedas.

Dicen que el tiempo es oro, ¡y vaya si lo es! Los equipos que se dedican a ventas saben mucho de eso. Seguro que llevas un tiempo pensando en cómo puedes ahorrar mucho más tiempo en tu empresa. Aunque es un secreto a voces, nosotros lo reiteramos: un crm online te permitirá gestionar mucho mejor el tiempo. ¡Tu equipo lo agradecerá, ya que podrá dedicar ese periodo a realizar otro tipo de tareas. A continuación te damos las claves para gestionar de una manera eficiente el tiempo con un crm gratuito.   

4 Claves para una gestión eficiente del tiempo con un crm online

1- Di adiós a las reuniones improductivas

Sí, como lo lees. Es hora de despedirse de las reuniones improductivas y, afortunadamente, un crm online te puede ayudar a hacerlo posible. Uno de los grandes errores que cometen muchos líderes es convocar reuniones a todas horas para comprobar el avance del trabajo. Con un crm para pymes la solución es fácil y sencilla: solo deberás convocar las reuniones necesarias, ya que se puede hacer un seguimiento del estado de los proyectos desde el software.

2- Automatiza las tareas y evita duplicar el trabajo

¿Has sentido alguna vez que en el trabajo estás realizando el trabajo doble? Esa sensación es más común de lo que imaginas y, sentimos decírtelo pero sí: estás duplicando trabajo. Eso tiene una consecuencia: no se es lo suficientemente productivo. ¿Se puede evitar? ¡Claro que sí! Una web crm evitará que tu equipo y tú tengáis que hacer el trabajo doble. Por ejemplo, si el equipo de ventas tiene que contactar con los clientes y se tiene que enviar una misma conversación, el software de gestión comercial les permitirá hacerlo todo de una vez. Además, se pueden automatizar las tareas más repetitivas para ganar en tiempo y en productividad.

3- Organiza tareas eficientemente con un crm online

A través de un crm para pymes podrás asignar tareas de una manera sencilla, ya sea a empleados de la compañía o a colaboradores. Además, podrás hacerlo teniendo en cuenta el tiempo disponible para realizarlas y sabiendo a posteriori cuánto se tardó en completar la tarea.

4- Motiva a tus trabajadores

El crm mata la apatía del empleado. Un software crm permite ser más eficiente, organizar la información, conocer el estado de los procesos de trabajo y diseñar estrategias que ayuden a la empresa a avanzar. La productividad aumentará y tus empleados lo agradecerán.

 

¡Es hora de aprovechar el tiempo! La eficiencia es un plus en las empresas de hoy en día. ¿Qué nos dices? ¿Te animas a alcanzar una gestión más eficiente de tu tiempo con CRMLab?

Si te lleva un tiempo rondándote por la cabeza si debes contratar o no un crm para pymes la respuesta es indudablemente afirmativa. Y no solo porque lo digamos nosotros, sino porque los datos avalan su uso. Un 67% de las pymes que están actualmente en crecimiento ya utiliza una web crm, según un informe de tendencias en el ámbito de las pymes. 

Aún así, seguro que hay mil y una preguntas que se te han pasado por la cabeza cuando piensas en si un crm online te ayudará a conseguir tus objetivos. En este artículo te arrojamos un poco más de luz sobre esta decisión. 

Dudas sobre los crm en español

1- ¿Será un sistema tradicional o basado en la nube?

Evolucionar es mejorar el negocio y en cuanto se trata de los crm, lo mejor es que tu crm para pymes sea un crm en la nube. Esto te proporcionará grandes ventajas como poder acceder a él desde cualquier lugar, conseguirás una escalabilidad inmediata, más seguridad y mucho más. 

2- ¿Qué funcionalidades debe tener el sistema?

Un crm para pymes no solo es un crm de ventas, sino que es mucho más. Está diseñado para empresas como la tuya y contará con un sistema de gestión de contactos, te ayudará a simplificar la facturación, podrás conocer las oportunidades que tienes con los prospectos conseguidos, automatizar tus acciones de marketing y mucho más. 

3- ¿Necesitan formación específica los empleados?

Los empleados son una parte clave en el uso del crm. Y lo son, sencillamente, porque son ellos quienes lo van a utilizar. En CRMLab realizamos formaciones y tours específicos por la plataforma para que conozcáis desde el principio todo el partido que podéis sacarle al sistema. 

4- ¿Cuánto cuesta un crm para pymes?

Lo sabemos. El presupuesto es una de las cuestiones que te harán decantarte por un crm en español. Por eso ponemos a tu disposición todo tipo de planes para que escojas el que mejor se ajuste a tu empresa. 

5- ¿Es flexible un crm? ¿Irá acorde con mi empresa?

¡Por supuesto! Una de las alternativas que ofrecemos es realizar un crm a medida para que se integre perfectamente en las características de tu compañía. En crmlab tienes múltiples opciones; tal vez optas por el crm por defecto con alguna funcionalidad a medida, o desarrollamos un crm desde 0 para tu empresa. Además, siempre está a la disposición del usuario el espacio del Marketplace, por el que puede ir incorporando nuevas funcionalidades y complementos al sistema. 

6- ¿Se puede probar antes de contratarlo?

Sí. Podrás probar el crm antes de contratarlo. En crmlab, disponemos de versiones de prueba gratuita para que empieces a empaparte con todas las ventajas que brindará el crm a tu empresa. 

Nuestro objetivo es ofrecer una interfaz amigable, intuitiva y sencilla que haga el inicio del usuario lo más fácil posible.

 
 

Recuerda: un crm facilitará la colaboración de tu equipo, centralizará el registro de clientes y te ayudará a impulsar las ventas y la productividad de tu equipo. Un crm lo tiene todo. ¿Aún no lo has probado? ¡Ponte en contacto con nosotros y pídenos una prueba gratuita! Te enamorarás y ya no querrás otra cosa. 

Ser más productivo no siempre es sinónimo de trabajar en la oficina. Se puede ser igual de productivo teletrabajando. Lo importante es hacerse con un buen software crm que nos ayude a cumplir con las tareas diarias y a conseguir los objetivos empresariales. En este artículo te damos 10 consejos para mejorar tu productividad. Solo necesitas una web crm.

Ser más eficaz con una web crm

1- Organiza tu espacio de trabajo. Con un software crm tú serás el dueño de tu espacio de trabajo. Podrás organizarlo en función de si prefieres ver las tareas pendientes, las ventas o, el histórico de tareas realizadas.

2- Planifica bien tus tareas. Disponer de un crm en la Nube te facilita la planificación de tareas. Podrás usar un calendario para conocer las tareas que quedan pendientes, así como las prioridades.

3- Interactúa con otras personas. Aunque teletrabajes, la web crm está configurada en módulos. Uno de ellos te permitirá ver si tus compañeros están en línea para comunicarte con ellos. Además, podrás mencionarlos en las fichas de clientes, facturas o tareas por si realizáis una gestión en equipo.

4- Adquiere más compromiso en las tareas. Ponte un objetivo específico e intenta cumplirlo cada día. El módulo de tareas puede ayudarte en este proceso.

5- Programa las llamadas a clientes. Puedes hacerlas por las tardes. Así podrías comenzar con aquellas tareas que te lleven más tiempo.

6– Trabaja cuando te sientas más productivo. No todo el mundo es igual de productivo a las mismas horas del día. En este punto es bueno combinar la tecnología que te puede proporcionar un plugin crm para wordpress con las horas del día en las que rindas más.

7– Concéntrate…en una distracción. Dicen que las personas ocupadas se mueven tanto siempre que encuentran la motivación necesaria para hacer cualquier tarea que se les presente. Esto explica que estas personas trabajan mejor cuantas más ocupaciones tienen, tendiendo a ser más productivas.

8– La tecnología, tu mejor aliado. La tecnología te permitirá estar conectado a tu entorno laboral, ya sea desde casa o en la oficina. Tenerlo todo desde una misma aplicación ayuda bastante a la productividad y eficiencia del trabajador.

9- Cronometra tus tareas. Saber el tiempo que empleas en completar determinados trabajos te servirá para emplearte a fondo y conocer qué proyectos te requieren más tiempo del habitual. Además, estos tiempos los puedes ir anotando en tu web crm.

10- Tómate un descanso. Teletrabaja como si estuvieras en la oficina. Es bueno levantarse de vez en cuando, tomarse un café y hacer una pausa. Te ayudará a oxigenar el cerebro. Y, en definitiva, serás más productivo.

 

Ya no hay excusas para no ser productivo en el trabajo. La tecnología (y estos consejos) son tus mejores aliados.

La digitalización es hoy en día un imprescindible para cualquier empresa. ¿Puede un crm de ventas ayudarte a conseguir digitalizar tu negocio? ¡Por supuesto! Pero antes de ver cómo lo haría, comprobemos el estado de digitalización de tu empresa. ¡Sigue leyendo para descubrirlo!

¿Está mi empresa bien digitalizada?

La primera tarea que ponemos sobre la mesa es saber si tu empresa está lo suficientemente digitalizada. Para ello, independientemente de si usas un crm de ventas o crm gratuitos, deberás hacerte una serie de preguntas sobre tu actividad. Por ejemplo, las más comunes tienen que ver con dónde guardas la información de tu empresa. ¿La guardas en la nube? Si es así, ya estás más cerca de ser una empresa mucho más digital.

También tendrás que tener en cuenta cómo haces la facturación. En este sentido, utilizar un software de facturación es lo deseable para gestionar las facturas de los clientes. Y…hablando de clientes, ¿usas un crm online para gestionar esa relación con los clientes? Si la respuesta es negativa, deberías, ya que te facilitará mucho la tareas.

En cuanto a los resultados empresariales, seguro que sabrás que es conveniente ir midiéndolos y conocer cómo llegan a ti tus clientes y qué contenidos son los que más les interesan. En ese sentido, no hay que olvidar que hay que saber qué palabras clave son las que atraen más visitas, qué contenidos de los que compartes en redes sociales gustan más y si tu empresa está posicionada en los primeros resultados de búsqueda.

Crm de ventas para una digitalización integral

Ahora bien, si tu presencia digital es regulera, es hora de ponerse manos a la obra. En ese sentido, Puedes optar por una presencia digital avanzada. Esto significa que ya has analizado las carencias de tu negocio y que estás dispuesto a llevar a cabo los cambios necesarios para conseguir una transformación digital eficaz. Uno de ellos podría ser utilizar un software crm, ya que desde una misma plataforma podrías controlar tanto aspectos relacionados con los clientes como otros que tengan que ver con los empleados y con las tareas diarias.

Si vas un pasito más allá, podrás ser una empresa omnicanal. ¿Esto qué significa? Que tu empresa estará presente en todo tipo de canales digitales: email, página web, redes sociales, formato físico… Si optas por implementar una estrategia de este tipo, optarás por estar al lado de los consumidores. La estrategia omnicanal lleva un claro componente de automatización en los procesos, ofrece experiencias virtuales y aprovecha las herramientas digitales para brindar un servicio más efectivo y adaptado a cada cliente. En este sentido, un crm de ventas es un aliado indiscutible.

La pandemia ha provocado cambios en el estilo de vida. Uno de los más destacados tiene que ver con el ámbito laboral. Muchas empresas tuvieron que implementar el teletrabajo durante el confinamiento. Y una vez terminado éste, optaron por continuar con un modelo de trabajo híbrido. Ahora, que hay un repunte de los contagios, hay compañías que han optado por volver al teletrabajo. En este ámbito, un software de gestión de personal como puede ser un CRM es de gran utilidad para fomentar la digitalización del negocio.

 

Ventajas de un software de gestión de personal

A medida que una empresa crece, también lo hacen sus oportunidades. La digitalización ayuda, además, a las compañías a ser más competitivas en un mercado cada vez más saturado. Disponer de un CRM online durante el teletrabajo se traduce en oportunidades y en un mayor control de la actividad empresarial, sin importar dónde estén los empleados.

 

En este sentido, da igual que un trabajador realice su actividad diaria desde su casa o que esté enfermo y no pueda trabajar. En ambos casos, el software de gestión de personal registra la información sobre los clientes con los que ha tratado el empleado. De esta manera, cualquier compañero podrá conocer los productos o servicios que tiene contratados el cliente, el histórico de gestiones e incidencias, el importe a facturar y anotaciones y detalles más personales. Toda esta información estará en un mismo espacio de manera actualizada. Será, además, accesible desde cualquier lugar, algo muy útil con el auge del teletrabajo.

 

Hasta hace poco, ir a la oficina era el único modelo de trabajo posible. Con el Covid-19 todo eso ha cambiado. De hecho, en caso de tener que realizar un viaje de trabajo, el empleado no tendrá por qué llevar consigo montones de documentación en papel, sino que con un ordenador y conexión a internet podrá tener acceso a los datos de todos los clientes. Un CRM en la nube permite poder operar desde cualquier dispositivo sin importar la ubicación.

 
 

Un CRM se ha convertido en una herramienta de trabajo indispensable. No solo por permitir acceder a la información empresarial desde cualquier lugar, sino porque también garantiza la seguridad de los datos y aumenta la eficiencia y la tasa de retención del cliente.

Parece que nunca tenemos tiempo para todo, pero si el día tiene 24 horas para todo el mundo, ¿por qué algunos consiguen hacer muchas más cosas que otros? La respuesta está en la gestión del tiempo.
Los que consiguen más son quienes gestionan su tiempo correctamente. Por eso, usando técnicas de gestión del tiempo podemos mejorar nuestras capacidades y ser más productivos, evitando errores.

Una buena gestión del tiempo requiere concentrarnos menos en las actividades en sí y más en los resultados. A continuación, os mostramos 10 consejos que os harán aprender a gestionar mejor vuestro tiempo en la empresa:

1. Saber que la gestión del tiempo es un mito

Da igual lo organizado o desorganizado que seas, un día tiene 24 horas para todos y eso es imposible cambiarlo. En realidad, lo único que podemos gestionar es a nosotros mismos y lo que hacemos en el tiempo que tenemos.

2. Averiguar en qué estamos malgastando el tiempo

Habitualmente tendemos a dedicarnos a actividades que en realidad son «pérdidas de tiempo» y nos roban minutos que podríamos invertir en otros asuntos de manera más productiva. Es fundamental identificar en nuestra rutina esas tareas «roba tiempo» que normalmente ocurren desde navegar en internet, leer mails, etc.
Sin estas distracciones, será más fácil hacer una mejor gestión del tiempo.

3. Fijarse objetivos de gestión de tiempo

Como sabemos, gestionar el tiempo en realidad consiste en cambiar nuestro comportamiento, no el tiempo. Podemos empezar a eliminar esas tareas en las que malgastamos tiempo. Por ejemplo, durante una semana podemos fijarnos como objetivos no atender llamadas personales o no consultar nuestras redes sociales durante las horas de trabajo. De esta manera, podremos comprobar si notamos alguna mejoría en nuestra productividad y si nuestro nivel de estrés se ha reducido.

4. Utilizar herramientas de gestión de tiempo

El primer paso para gestionar nuestro tiempo consiste en utilizar programas de software como el CRM gratuito en español de CRMlab, para poder consultar el calendario y ver las reuniones o llamadas pendientes, programar citas con recordatorios o utilizar el apartado de «Tareas» para poder crear todas las tareas que tenemos que hacer en nuestra empresa.

Su panel es tan visual y práctico que nos permitirá organizar las tareas según  el estado en el que se encuentran, marcar la fecha de vencimiento que tienen y sobretodo, añadir el tiempo que empleamos en cada una de ellas. Esto nos será de gran ayuda para comprobar finalmente si cumplimos con las horas establecidas, si perdemos más tiempo en una de ellas o si no llegamos al plazo de tiempo.

Al crear en el CRM online las tareas que debes hacer, no trabajarás por impulsos y en tu cabeza habrá un orden a seguir. Haciéndolo así, tendrás todo atado y sabrás en qué vas a enfocarte en cada momento.

5. Establecer prioridades en tus tareas

¿Todas tus tareas son igual de importantes? NO. Necesitas un método para establecer prioridades para identificar en cuales debes enfocarte primero.
Por ejemplo, el CRM en español de CRMlab ofrece la posibilidad de indicar en tus tareas el grado de prioridad que tiene: baja, normal, alta, urgente, etc. Además, gracias a sus filtros podrás visualizar en un solo click todas aquellas tareas con el grado de prioridad «x» por el cual hayas filtrado.

6. Agrupar las tareas en proyectos

Una buena manera de mejorar la gestión del tiempo es agrupar esas pequeñas tareas por proyectos.
En lugar de dar saltos entre tareas que nada tienen que ver unas con otras, agrupa acciones similares que pertenezcan a un objetivo grande y aborda una detrás de otra.
Por ejemplo, puedes establecer unas tareas que pertenezcan a un proyecto de un cliente, para así tener todo organizado y no perder tiempo en buscar o consultar aquella tarea que tienes pendiente de hacer, porque tendrás todo vinculado en el mismo sitio. Te resultará más ligero de hacer y podrás medir mejor el tiempo que te ha llevado cada parte.

7. Ser realista con tus plazos

Uno de los principales errores que cometemos es que no nos concedemos suficiente tiempo para completar un proyecto. Además, en ocasiones solemos establecer un plazo de entrega que no es real, solo por pensar que contra menos duración tenga la tarea, más cosas podremos hacer y mejor eficacia tendremos, pero no es cierto.
Cuando planifiques un nuevo objetivo, sé realista con el plazo de finalización y contempla los posibles imprevistos que pueden surgir y robarte tiempo.
Es decir, marca plazos más amplios que los que estableces ahora mismo. De este modo, evitas la sensación de hacerlo en el último momento y te sentirás satisfecho por haber terminado la tarea o el proyecto a tiempo.

8. Automatizar procesos

¿Por qué perder tiempo en acciones que puede hacer de forma automática una herramienta?
Por ejemplo, en lugar de preparar una a una tus facturas, puedes automatizar el proceso con softwares como CRMlab, dónde te permite vincular los productos y el cliente correspondiente a la factura para que se autorellenen los datos con la información existente.
Lo mismo viene ocurriendo con los contratos, el CRM online de CRMlab te permite mediante sus plantillas, automatizar los contratos de tu empresa para que con tan solo un click, se rellene la información necesaria.
Si lo que buscas es automatizar todos los posibles procesos de tu empresa, CRMlab es tu herramienta.

9. Medir en que gastas el tiempo

Tal y como hemos mencionado antes, con el CRM gratuito en español de CRMlab puedes añadir el tiempo exacto que empleas en una tarea, para poder cuadrar y saber cuánto y a qué has dedicado el tiempo de trabajo.
Gracias a esta función, te sorprenderás al comprobar cuánto tiempo se te ha escapado en cada acción.
Este ejercicio suele ser “doloroso”, porque te vas a dar cuenta de que realmente no pasas trabajando tantas horas como tú crees. Sin embargo, te dará información real con la que podrás tomar mejores decisiones.

10.Aprender a delegar

Delegar es algo que cuesta mucho y es difícil aprender a hacerlo, pero nadie es capaz de hacer todo por su cuenta, por lo que es fundamental aprender a compartir esas cargas de trabajo.

En cualquier caso, querer abarcar demasiado no es bueno, ya que nos puede llevar a tener muy mala desorganización, falta de tiempo y mucho estrés. Por tanto, es fundamental que cada miembro de la empresa se encargue de sus tareas para que no ocurra esto.

En el CRM de CRMLab, tenéis la posibilidad de asignar diferentes tareas a cada miembro, establecerle una fecha de entrega y mantener una comunicación fluida, mediante la ficha de la tarea para solucionar todas aquellas dudas o sugerencias.

¿Cuál de estos consejos vas a poner en práctica primero?

Contacta con nosotros para informarte, nuestros profesionales estarán encantados de atenderte y aconsejarte las funcionalidades con las que podrás gestionar mejor el tiempo con el CRM.

Muchos sentimos a menudo que estamos sobrecargados de trabajo y tenemos que emplear más horas de la cuenta para poder terminar nuestras tareas y llegar a nuestros objetivos. También podemos estar resolviendo una crisis tras otra, lo que resulta muy estresante y desmoralizador. La mayoría de las personas, somos conscientes de que podríamos realizar una gestión del tiempo de manera más eficaz, pero resulta difícil identificar los errores que están cometiendo.

A continuación, mencionamos 9 errores más habituales que solemos hacer y que nos impiden llegar a nuestros plazos y cómo evitarlos.

1. No tener una lista de tareas pendientes

A menudo nos da la sensación de que nos dejamos algo por hacer muy importante y no sabemos qué es lo que nos causa frustración. Esto ocurre porque seguramente no utilicemos una lista con las tareas pendientes y hagamos una mala gestión del tiempo. Una táctica efectiva para que las listas sean lo más precisas posible es la de establecer una hora de comienzo y de entrega de esa tarea, en vez de limitarnos a escribir una detrás de otra.

Se puede hacer con un software CRM que automáticamente ordene las tareas por orden de comienzo, y nos ayuda a la hora de priorizar.

2. No tener unas metas definidas

Si no sabemos lo que nos gustaría haber conseguido en los próximos 4 meses en nuestra empresa, es el momento de fijarse objetivos. La fijación de objetivos es esencial a la hora de gestionar bien el tiempo porque los objetivos nos ayudan a centrar nuestra atención en la meta, y la recompensa que nos estamos trabajando.

Una vez que sabemos a dónde queremos llegar, podremos gestionar nuestro tiempo, nuestras prioridades y detectar que recursos tenemos para conseguirlo. Esto nos ayuda a decidir en qué tareas merece más la pena invertir tiempo, o si otras son distracciones que no nos llevan a ningún lado.

3. No priorizar

A veces es difícil saber priorizar, especialmente si nos encontramos con un montón de tareas urgentes. Sin embargo, para gestionar bien nuestro tiempo es esencial aprender a priorizar las tareas de manera efectiva. Para priorizar mejores nuestras tareas debemos tener en cuenta varios aspectos como la importancia, la urgencia, el esfuerzo o tiempo que nos va a llevar y ordenarlas según estos criterios.

4.Controlar las distracciones

Habitualmente perdemos mucho tiempo en distracciones como mails, llamadas, gestiones inesperadas, etc. Estas son algunas de las circunstancias que distraen, hacen perder la concentración y con las que se pierde una gran cantidad de tiempo.

Cuando trabajamos al 100% en lo que estamos haciendo parece que nos cuesta menos esfuerzo terminar las tareas y nos produce una gran satisfacción. Por eso, es importante que detectemos cuáles son nuestras distracciones y minimizarlas al máximo para poder conseguir una mejor productividad.

5. Atrasar las tareas

Es muy tentador aplazar las obligaciones que menos nos gustan hasta el último momento, pero en realidad, cuando hacemos eso nos sentimos culpables y nos agobiamos al pensar en ello. Muchas veces es que el problema es que se teme a empezar la tarea y vamos posponiéndola sin realmente hacer nada y perdiendo el tiempo.

La mejor solución es «quitárnoslas de encima» lo antes posible. Es decir, programarlas los primeros días de la semana para estar tranquilos y sin estrés durante el resto de semana. O también tenemos la opción de dividir la tarea en otras más pequeñas o fijarnos un «punto» al cual tenemos que llegar ese día, para ir avanzando poco a poco sin tener la sensación de agobio.

6. Asignarse demasiadas tareas

Muchas veces no nos damos cuenta que no podemos querer ocuparnos de todo, porque en cuanto nos damos cuenta las tareas crecen, crecen y crecen. A veces, también podemos actuar así porque no confiamos en que los demás lo hagan correctamente.

En cualquier caso, querer abarcar demasiado no es bueno, ya que nos puede llevar a tener muy mala desorganización, falta de tiempo y mucho mucho estrés. Por tanto, es fundamental que cada miembro de la empresa se encargue de sus tareas para poder llegar a las entregas esperadas.

Con el CRM gratuito, online y en español de CRMLab, tenéis la posibilidad de asignar diferentes tareas a cada miembro, establecerle una fecha de entrega y mantener una comunicación fluida, mediante la ficha de la tarea para solucionar todas aquellas dudas o sugerencias.

7. Creer en la «Multitarea»

Contra más cosas intentamos hacer a la vez, nos creemos más productivos y que avanzamos más trabajo con la esperanza de terminar antes, pero es todo lo contrario. Por ejemplo, no podemos hablar por teléfono con un cliente mientras intentamos contestar un mail o terminar un informe.

Actuar así nos provoca que nuestra productividad reduzca, y en muchos casos se alarga el tiempo de ejecución de las tareas porque no se le está dedicando a cada tarea el 100% de los recursos y atención.

Además, esto nos provoca falta de concentración y podemos cometer errores que nos hagan perder mucho tiempo. Por lo tanto, lo mejor es olvidarse de la multitarea y centrarse en las tareas de una en una.

8. No tomarnos un respiro

A menudo necesitamos recargar energía para conseguir un buen trabajo. No por estar trabajando más horas seguidas significa que vayamos a finalizar antes nuestras actividades. De hecho, se cree que trabajar 8 horas seguidas sin parar nos hace tener un mejor rendimiento, pero lo cierto es que es imposible mantener la concentración durante todo ese tiempo.

Es recomendable programar los descansos con antelación y es ideal realizarlo durante 5 o 10 minutos cada 2 horas. De esta forma, trabajaremos de manera más creativa y nuestro rendimiento dará mejores resultados. Los descansos son una buena inversión para volver al trabajo más concentrados, no son una «pérdida de tiempo».

9. Planificar tareas de manera ineficiente:

Todos tenemos ritmos distintos a la hora de trabajar. Por eso, es importante conocerse para saber cuáles son los momentos de mayor rendimiento y aceptar el propio ritmo para organizar las tareas.

Lo ideal sería programar las tareas más importantes y que más esfuerzo nos requieran a la hora en la que solemos ser más productivos y trabajar con más eficacia.

En conclusión, una de las formas más efectivas de mejorar la gestión del tiempo y nuestra productividad consiste en identificar y rectificar los errores que tenemos a la hora de gestionar nuestro tiempo. Para conseguirlo, tenemos que invertir algo de ese tiempo para aprender a solucionar esos fallos para triunfar en nuestras tareas, sintiéndonos más satisfechos y menos estresados.

Si en vuestra empresa tenéis un gran problema en la gestión del tiempo y necesitáis anotar y controlar todas vuestras tareas, además de la del resto de miembros, podéis utilizar el CRM de CRMLab y trabajar desde el módulo de GESTIÓN DEL TIEMPO Y TAREAS>> .

Allí podréis crear, gestionar y asignar tareas a los miembros de tu equipo, acceder al panel de la sección para ver en el estado que se encuentran y consultar el tiempo empleado en realiza cada una. No te olvides de agrupar todas las tareas al proyecto al que pertenece y tener toda la información reunida.

Contacta con nosotros para infórmate, nuestros profesionales estarán encantados de atenderte e implantar CRMLab en tu empresa.

El coronavirus, cada vez se está instaurando en nuestra sociedad de forma más alarmante y las actividades laborales se están viendo afectadas. Hay personas que creen que todo es demasiado exagerado, hay otras personas que creen que deberíamos tomar responsabilidades… Hoy, las autoridades han hablado y han dado la alarma de que tomemos las precauciones pertinentes con tal de evitar esta propagación. Así que adaptándonos a las nuevas medidas y para que las empresas puedan estar operativas, el trabajo en remoto junto con un CRM puede ser una alternativa para que las empresas no se vean afectadas.

Es probable que muchos de los directivos no confíen en el trabajo en remoto, por lo que podría ser una buena oportunidad de demostrarles que con un software de gestión de proyectos online para teletrabajar, como un CRM online podemos gestionar y organizar el trabajo de cada uno. Con el objetivo de poder dar la suficiente confianza para trabajar desde cualquier lugar, teniendo simplemente una conexión a internet.

Claves para hacer que tu empresa esté organizada

1. Asignar diariamente una reunión de 15 minutos con tu equipo (con CRMLab puedes asignar esas reuniones al calendario y que se notifiquen vía correo/notificación). De esta manera podrás organizar al equipo todas las tareas que deberán hacer durante el día.
2. Asignar objetivos. No importa los descansos que tenga, el objetivo es que finalice las tareas  con las fechas de fin para que el empleado pueda gestionarse el día libremente.
3. Comunicar cada tarea realizada sin perder tiempo. Comenta todas tus tareas y etiqueta al encargado de tu equipo para que le lleguen las notificaciones y siga el hilo de la tarea en todo momento.
4. Asignar tiempo entradas y salida. Controla el horario de entrada y de salida  de cada empleado con un CRM.
5. Conecta tu web al CRM para controlar la entrada de tus posibles clientes. De esta manera disminuyes el tiempo de creación de leads y puedes dedicarle a analizar resultados.
   Con este enlace te damos la facilidad de que sigas este tutorial y puedas conectar tu CRM a tu formulario de contacto.
6. Vincula tu correo corporativo al CRM para sincronizar la información y automatizar mensajes.
7. Tener un CRM que te reporte todos los resultados al momento: EMPIEZA YA A TRABAJAR >>