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La gestión del tiempo

Parece que nunca tenemos tiempo para todo, pero si el día tiene 24 horas para todo el mundo, ¿por qué algunos consiguen hacer muchas más cosas que otros? La respuesta está en la gestión del tiempo.
Los que consiguen más son quienes gestionan su tiempo correctamente. Por eso, usando técnicas de gestión del tiempo podemos mejorar nuestras capacidades y ser más productivos.
Una buena gestión del tiempo requiere concentrarnos menos en las actividades en sí y más en los resultados. A continuación, os mostramos 10 consejos que os harán aprender a gestionar mejor vuestro tiempo en la empresa:

1. Saber que la gestión del tiempo es un mito:

Da igual lo organizado o desorganizado que seas, un día tiene 24 horas para todos y eso es imposible cambiarlo. En realidad, lo único que podemos gestionar es a nosotros mismos y lo que hacemos en el tiempo que tenemos.

2. Averiguar en qué estamos malgastando el tiempo:

Habitualmente tendemos a dedicarnos a actividades que en realidad son «pérdidas de tiempo» y nos roban minutos que podríamos invertir en otros asuntos de manera más productiva. Es fundamental identificar en nuestra rutina esas tareas «roba tiempo» que normalmente ocurren desde navegar en internet, leer mails, etc.
Sin estas distracciones, será más fácil hacer una mejor gestión del tiempo.

3. Fijarse objetivos de gestión de tiempo:

Como sabemos, gestionar el tiempo en realidad consiste en cambiar nuestro comportamiento, no el tiempo. Podemos empezar a eliminar esas tareas en las que malgastamos tiempo. Por ejemplo, durante una semana podemos fijarnos como objetivos no atender llamadas personales o no consultar nuestras redes sociales durante las horas de trabajo. De esta manera, podremos comprobar si notamos alguna mejoría en nuestra productividad y si nuestro nivel de estrés se ha reducido.

4. Utilizar herramientas de gestión de tiempo:

El primer paso para gestionar nuestro tiempo consiste en utilizar programas de software como el CRM de crmlab, para poder consultar el calendario y ver las reuniones o llamadas pendientes, programar citas con recordatorios o utilizar el apartado de «Tareas» para poder crear todas las tareas que tenemos que hacer en nuestra empresa.

Su panel es tan visual y práctico que nos permitirá organizar las tareas según  el estado en el que se encuentran, marcar la fecha de vencimiento que tienen y sobretodo, añadir el tiempo que empleamos en cada una de ellas. Esto nos será de gran ayuda para comprobar finalmente si cumplimos con las horas establecidas, si perdemos más tiempo en una de ellas o si no llegamos al plazo de tiempo.

Al crear en el CRM las tareas que debes hacer, no trabajarás por impulsos y en tu cabeza habrá un orden a seguir. Haciéndolo así, tendrás todo atado y sabrás en qué vas a enfocarte en cada momento.

10 consejos para aprender a gestionar nuestro tiempo

5. Establecer prioridades en tus tareas:

¿Todas tus tareas son igual de importantes? NO. Necesitas un método para establecer prioridades para identificar en cuales debes enfocarte primero.
Por ejemplo, el CRM de crmlab ofrece la posibilidad de indicar en tus tareas el grado de prioridad que tiene: Baja, normal, alta, urgente, etc. Además, gracias a sus filtros podrás visualizar en un solo click todas aquellas tareas con el grado de prioridad «x» por el cual hayas filtrado.

10 consejos para aprender a gestionar nuestro tiempo

 

6. Agrupar las tareas en proyectos:

Una buena manera de mejorar la gestión del tiempo es agrupar esas pequeñas tareas por proyectos.
En lugar de dar saltos entre tareas que nada tienen que ver unas con otras, agrupa acciones similares que pertenezcan a un objetivo grande y aborda una detrás de otra.
Por ejemplo, puedes establecer unas tareas que pertenezcan a un proyecto de un cliente, para así tener todo organizado y no perder tiempo en buscar o consultar aquella tarea que tienes pendiente de hacer, porque tendrás todo vinculado en el mismo sitio. Te resultará más ligero de hacer y podrás medir mejor el tiempo que te ha llevado cada parte.

10 consejos para aprender a gestionar nuestro tiempo

7. Ser realista con tus plazos:

Uno de los principales errores que cometemos es que no nos concedemos suficiente tiempo para completar un proyecto. Además, en ocasiones solemos establecer un plazo de entrega que no es real, solo por pensar que contra menos duración tenga la tarea, más cosas podremos hacer y mejor eficacia tendremos, pero no es cierto.
Cuando planifiques un nuevo objetivo, sé realista con el plazo de finalización y contempla los posibles imprevistos que pueden surgir y robarte tiempo.
Es decir, marca plazos más amplios que los que estableces ahora mismo. De este modo, evitas la sensación de hacerlo en el último momento y te sentirás satisfecho por haber terminado la tarea o el proyecto a tiempo.

8. Automatizar procesos:

¿Por qué perder tiempo en acciones que puede hacer de forma automática una herramienta?
Por ejemplo, en lugar de preparar una a una tus facturas, puedes automatizar el proceso con softwares como crmlab, dónde te permite vincular los productos y el cliente correspondiente a la factura para que se autorellenen los datos con la información existente.
Lo mismo viene ocurriendo con los contratos, el CRM de crmlab te permite mediante sus plantillas, automatizar los contratos de tu empresa para que con tan solo un click, se rellene la información necesaria.
Si lo que buscas es automatizar todos los posibles procesos de tu empresa, crmlab es tu herramienta.

9. Medir en que gastas el tiempo:

Tal y como hemos mencionado antes, con el CRM de crmlab puedes añadir el tiempo exacto que empleas en una tarea, para poder cuadrar y saber cuánto y a qué has dedicado el tiempo de trabajo.
Gracias a esta función, te sorprenderás al comprobar cuánto tiempo se te ha escapado en cada acción.
Este ejercicio suele ser “doloroso”, porque te vas a dar cuenta de que realmente no pasas trabajando tantas horas como tú crees. Sin embargo, te dará información real con la que podrás tomar mejores decisiones.

10 consejos para aprender a gestionar nuestro tiempo

 

10.Aprender a delegar:

Delegar es algo que cuesta mucho y es difícil aprender a hacerlo, pero nadie es capaz de hacer todo por su cuenta, por lo que es fundamental aprender a compartir esas cargas de trabajo.

10 consejos para aprender a gestionar nuestro tiempo

En cualquier caso, querer abarcar demasiado no es bueno, ya que nos puede llevar a tener muy mala desorganización, falta de tiempo y mucho estrés. Por tanto, es fundamental que cada miembro de la empresa se encargue de sus tareas para que no ocurra esto.

En el CRM de CRMLab, tenéis la posibilidad de asignar diferentes tareas a cada miembro, establecerle una fecha de entrega y mantener una comunicación fluida, mediante la ficha de la tarea para solucionar todas aquellas dudas o sugerencias.

 

 

 

¿Cuál de estos consejos vas a poner en práctica primero?

Contacta con nosotros para infórmate, nuestros profesionales estarán encantados de atenderte y aconsejarte las funcionalidades con las que podrás gestionar mejor el tiempo con el CRM.

 

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