Cómo crear mis usuarios y sus permisos

Si os encontráis en el momento en el que acabáis de empezar a trabajar con el CRM, seguramente os preguntáis cómo debéis crear vuestros usuarios y sus permisos para poder empezar a trabajar. A continuación, os mostramos en este Academy todos los pasos detallados para que podáis disponer de todos vuestros usuarios en el CRM.

1.Para empezar, entraremos en nuestro CRM y nos dirigiremos al módulo de <<Empresa>> y a la entidad de <<Usuarios>>.

1.Crear equipo

 
Primero de todo, iremos a crear el EQUIPO al que estará asignado el usuario. Un equipo puede ser un grupo o un departamento. 

(Si en el caso de vuestra empresa no es necesario crear este tipo de equipos, asignaremos el “Equipo por defecto” y pasaremos al siguiente paso.)
 

• En el caso del “Departamento”: Puede que en vuestra empresa tengáis diferentes departamentos, así que cada departamento será un equipo. Por ejemplo: «Equipo Comercial», «Equipo Administración», <<Equipo Marketing>>, etc.
• En el caso del “Grupo”: Podemos crear un equipo según la condición por la que queramos hacer la segmentación. Por ejemplo, crearemos un equipo según la provincia a la que pertenezcan nuestros clientes: <<Equipo Barcelona>> y será más fácil encontrar la información.

 
IMPORTANTE: Siempre hay que seleccionar el «Equipo por defecto», ya que es el equipo que nos permite que se visualicen los datos en el CRM. Este es una serie de números acompañado de una letra. Por ejemplo: “T5642346782462”

 
Cómo crear el equipo:
1.Hacer click en el botón de los 3 puntos verticales.

2.Seleccionar “Ver equipo”
 

 
 

3.Se abre una nueva ventana con todos los equipos que tenemos creados. Haz click en el botón de “Crear equipo”.

 

 
 
4.Escribe el nombre del equipo que deseas.
5.Haz click en “Crear equipo”
 
 

 
 

2.Crear rol

 
Es el carácter que tiene el usuario, es decir, qué acciones se le permiten hacer o no. Esta opción es estupenda porque puedes crear tantos roles sean necesarios.
 
Cómo crear un rol:
1.Hacer click en el botón de los 3 puntos verticales.

2.Seleccionar “Ver roles”
 
 

 
 

3.Se abre una nueva ventana con todos los roles que tenemos creados. Haz click en el botón de “Crear rol”.

 

 
 
4.Escribe el nombre del rol que deseas, en el campo de “Nombre”.
 
5.A continuación, en el panel de “Nivel de acceso a entidades” selecciona qué acciones puede realizar el usuario y qué limitaciones puede tener.
 

• Los conceptos de la columna de la izquierda son todas las entidades que hay en el CRM.
• Si deseas que un usuario tenga “No” en todos los campos, puedes hacer click directamente al dibujo del candado para que se ponga automáticamente en todos.

 
 
Explicación de nivel de acceso:
 

 
 

• Crear:

1. No: No tiene permiso para crear
2. Sí: Tiene permiso para crear

• Leer:

1. Todos: Puede leer y ver toda la información del CRM
2. Equipo: Sólo puede leer y ver aquella información que está asignada al equipo al que pertenece el usuario
3. Propio: Sólo puede leer y ver lo que crea él mismo
4. No: No puede leer ni ver absolutamente nada

• Editar:

1. Todos: Puede editar toda la información del CRM, tanto suya como la de los otros usuarios
2. Equipo: Sólo puede editar aquella información que está asignada al equipo al que pertenece el usuario
3. Propio: Sólo puede editar lo que crea él mismo
4. No: No puede editar absolutamente nada

• Borrar:

1. Todos: Puede borrar toda la información del CRM, tanto suya como la de los otros usuarios
2. Equipo: Sólo puede borrar aquella información que está asignada al equipo al que pertenece el usuario
3. Propio: Sólo puede borrar lo que crea él mismo
4. No: No puede borrar absolutamente nada

• Historia:

1. Todos: Puede ver todos los comentarios que hay creados 
2. Equipo: Sólo puede ver aquellos comentarios que han sido escritos por alguien del mismo equipo que el usuario
3. Propio: Sólo puede ver sus propios comentarios
4. No: No puede ver ningún comentario

 
6.Haremos click en “Guardar”
 

 
 
<32>3.Crear usuario

 
Seguimos con la creación del usuario, rellenando sus datos principales, sus equipos asignados, su rol, etc.
 
 
Cómo crear un usuario:

1. Haz click en el botón “Crear usuario”. En este panel también puedes visualizar todos los usuarios que dispones en el CRM. (Para saber si están en línea o no, activa el “Control de accesos”)

2.Rellena los datos personales del usuario y haz click en “Siguiente”:

 

 
 
3.Asigna qué rol y equipo tiene. Por otro lado, selecciona qué módulos y apartados del CRM quieres que visualice en el menú.
 

 
 
4.Crea los datos de acceso del usuario y haz click en “Añadir”.
 

 
 
 

Accede a tu CRM y completa la creación de todos tus usuarios.

Si después de este tutorial, necesitas ayuda o no has podido crear un usuario y sus permisos, puedes contactar con nosotros por aquí.